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Betriebliche Abläufe erfolgen heute in den meisten Unternehmen mit Computerunterstützung. In diesem Zusammenhang müssen ein Reihe von Vorschriften zum Nachweis geschäftlicher Vorgänge, die sich traditionell auf Papieraufzeichnungen beziehen, sinngemäß auf die Datenverarbeitung übertragen werden. Daneben hat der Gesetzgeber spezielle Regelungen zu Aufzeichnung und Aufbewahrung von Informationen beim Einsatz von IT-Verfahren geschaffen. Unterschiedlichste Formen der Datenverarbeitung sorgen bei der Berücksichtigung sowohl herkömmlicher Aufzeichnungsvorschriften als auch der praktischen Umsetzung spezieller gesetzlicher Vorgaben zur Informationsverarbeitung für Interpretationsbedarf. In beiden Fällen sind die konkreten Randbedingungen betrieblicher DV-Verfahren zu berücksichtigen. Erst dann können in einem betroffenen Unternehmen sachgerechte Entscheidungen darüber getroffen werden, wie einzelne Aufzeichnungs- und damit verbundene Aufbewahrungsanforderungen wirtschaftlich und sachgerecht zu erfüllen sind. Der Leitfaden möchte für ein einheitliches Verständnis von Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorgaben werben und auf dieser Basis die Suche nach geeigneten, handhabbaren Lösungsalternativen unterstützen. Hierzu werden in einem ersten Schritt gesetzliche und sonstige Aufbewahrungsvorschriften erörtert. Über die oft zitierten handels- und steuerrechtlichen Anforderungen hinaus erfolgt eine Darstellung weiterer Vorschriften, die Aufbewahrungspflichten beinhalten. In einem zweiten Schritt wird vor dem Hintergrund der erläuterten Vorschriften an konkreten Beispielen dargestellt, welche Alternativen für digitale Archivierung zur Verfügung stehen und wie sie konkret und auf wirtschaftliche Weise innerhalb eines Unternehmens umgesetzt werden können.
Inhaltsverzeichnis
Aus dem Inhalt:
Grundlagen - Aufzeichnungsinhalte und -formen - Techniken - Vorgehen in Projekten
Über den Autor / die Autorin
Roger Odenthal, Unternehmensberater, Köln
